Délivrance des attestations et diplômes à la DEC Secondaire : Usagers impatients, fonctionnaires surchargés du fait des procédures

 

La cour de la Direction des Examens et Concours (DEC) du Ministère des Enseignements Secondaire, Technique et de la Formation Professionnelle (MESTFP) ne désemplit plus.

A Porto-Novo où elle est logée, la direction accueille des milliers d’usagers, chaque semaine, en provenance des quatre coins du Bénin. Educ’Action vous plonge dans les couloirs de la délivrance des attestations et diplômes du Secondaire, à travers ce reportage au Service de la Délivrance des Attestations, Diplômes et du Contentieux (SDADC), le bras opérationnel de la DEC en la matière.

Il sonne 08 heures passées de cinquante minutes ce mardi 29 Octobre 2019. Eparpillés dans la cour du SDADC, les usagers attendent de connaître le dénouement de leurs différents dossiers. Au moment où une vingtaine d’entre eux peuvent se réjouir d’avoir des places assises, d’autres se contentent de quelques briques posées de part et d’autres pour s’asseoir comme dans les nombreux amphis de nos universités. d’autres encore s’installent dans les vieux fauteuils posés dans ce qui semble être un garage. Plus loin, certains sont adossés contre le mur ou au portail de la maison. Au fil des minutes, des usagers descendent de la terrasse où sont délivrés les attestations et diplômes. Le visage heureux, on les voit lire les documents, ou pour les ranger dans les sacs et cartables. De l’autre côté au guichet, la queue se fait et se défait pour payer les quittances qui donnent droit aux précieux documents. A 09 heures 05 minutes, c’est la deuxième collecte des quittances. Une quarantaine de minutes plus tard, le fonctionnaire dans sa tenue locale ornée de motifs bleu et vert revient à la charge pour appeler ceux dont les reçus ont été collectés et les documents trouvés. D’autres sont priés de patienter ou de revenir le lendemain. Comme Siméon et Maxime, la plupart des usagers abordés par le reporter de Educ’Action ont fustigé la durée du processus. Mais qu’en est-il vraiment ?

Lumière sur la procédure de délivrance des actes …

Interrogé sur les raisons de cet état de faits, René Fidèle Gboessi, le chef du SDADC, décrit le processus de délivrance des différents actes. Rencontré dans son bureau sis à l’étage du bâtiment à deux couleurs, le jeudi 14 novembre 2019, en présence de deux des chefs de divisions, le chef service précise : Première étape, le responsable informe que son service délivre les attestations et diplômes du BEPC et ceux des examens de l’enseignement technique et professionnel en plus des relevés de notes. Pour le BEPC, l’attestation et le diplôme sont à 1200 francs CFA tandis que ceux des examens techniques et professionnels sont à 1500 francs CFA et les relevés de notes sont à 500 francs CFA. En ce qui concerne les attestations des deux filières, renseigne le chef service, les usagers paient en plus un timbre fiscal de 100 francs CFA. Une fois cette étape franchie, l’usager peut repasser 24 heures après pour le retrait des attestations, contrairement aux diplômes. « Ce n’est pas la même procédure pour les diplômes, car ils sont signés par deux directeurs. Si c’est le BEPC, le diplôme doit être cosigné par le directeur de l’Enseignement Secondaire Général. Si c’est un examen technique, il doit être cosigné par le directeur de l’Enseignement Technique qui est à Cotonou. C’est pour cela que nous avons l’habitude de leur dire de revenir dans une semaine. Parfois c’est plus court, mais leur dire une semaine est plus sécurisant pour nous », précise le chef service. En tant qu’usager, «dès que vous donnez votre quittance, vous vous asseyez et quand c’est prêt, vous allez dans le hall avec les pièces justificatives et on vous sert », informe le responsable en entrant dans les coulisses de la prestation fournie par son service. Après avoir montré les failles de l’ancienne méthode qui créait entre temps des confrontations avec les usagers, il a expliqué la nouvelle procédure qui existe depuis un moment. « Désormais, nous allons directement dans la décision. Prenons un exemple avec les attestations de 2017. Lorsque vous venez retirer votre attestation qui est déjà établie, nous demandons la quittance. Ensuite, nous cherchons l’attestation et là où se trouve votre nom dans la décision. Une fois votre nom trouvé, nous y mettons l’attestation. Au moment du retrait, on met votre nom et prénom, les références de votre carte d’identité, on dit si c’est vous-même ou un parent et vous signez. Si c’est votre père par exemple, on marque ‘’retiré par le père’’ en plus de son numéro de téléphone », éclaircit le responsable en montrant le registre des décisions avec les signatures des usagers. Ainsi, martèle René Gboessi, si quelqu’un revenait se plaindre on lui opposerait les références de la personne qui a retiré le document, le père dans le cas de l’exemple : « nous demandons à l’usager s’il reconnait le numéro et devant lui on appelle son papa. Et alors il répond ‘’ oui, c’est moi qui ai pris ça. J’ai oublié’’ ». Répondant aux récriminations des usagers qui pointent du doigt la lenteur du processus, sous les regards de ses collaborateurs assis en face de lui, il affirme que « c’est cela [ces vérifications, ndr]qui crée la lenteur, selon les usagers, mais cela nous sécurise. Avec l’ancienne méthode, si l’usager dit qu’il n’a pas reçu, on est obligé de reprendre encore l’attestation. Mais avec la nouvelle méthode, ils sont coincés et cela nous sécurise». Ce constat est l’une des nombreuses difficultés que rencontrent les trois divisons sous le SDADC. Il s’agit notamment des divisions du BEPC ; des examens techniques et de la formation professionnelle puis celle du contentieux et des archives.

Ren Fidle Gboessi

René Fidèle Gboessi

Aux difficultés rencontrées …

Siméon est heureux. Il vient de retirer son attestation à 10heures 50 minutes ce mardi 29 octobre et il peut alors répondre au micro de Educ’Action. Parlant des difficultés et du service offert, Siméon confie : « j’ai vu qu’il y a des personnes ici pour lesquelles il y a des rectifications à faire sur leurs documents et on leur demande de repayer la somme pour refaire un nouveau travail. Ce qui a énervé certains parents qui ont été obligés de partir ». Ismaël quant à lui, à peine arrivé ce jeudi 14 novembre, a entendu le chef service en personne déclarer aux usagers assis de part et d’autres dans la cour que vu l’heure qu’il fait, 11heures 40 minutes, qu’il serait préférable pour eux de repasser dans l’après-midi, car ils ne pourront pas être reçus cette matinée. Pour alléger la tâche, René Gboessi a proposé aux usagers comme Ismaël, élève en classe de Terminale, que leurs quittances seront ramassées afin qu’ils soient les premiers à être servis à partir de 15heures. Ismaël a apprécié l’initiative du chef du SDADC estimant que « les agents aussi doivent se reposer pour retrouver des forces ». A l’unanimité, les usagers ont accepté. En plus de cette gestion du flux quotidien d’usagers, le chef du Service de la Délivrance des Attestations, Diplômes et du Contentieux (SDADC) en rajoute d’autres. Première conséquence, le stress du travail. « La densité du travail est importante dans notre service. Contrairement aux autres services, ici, nous travaillons tout le temps et les usagers ne nous le reconnaissent pas », confesse-t-il déçu. Ensuite, il y a « les cas de substitution, c’est-à-dire que certains viennent avec la carte d’identité d’autrui pour espérer tromper notre vigilance vu qu’il y a de l’affluence. Donc, nous sommes obligés d’écarquiller les yeux pour voir si c’est la personne que nous avons devant nous », poursuit-il. L’autre facette des difficultés, selon René Gboessi « ce sont les jeux de roublardise à la béninoise. Les gens pensent que quand ils font la demande le matin, ils peuvent prendre le document dans l’après-midi ». Pour le retrait des documents, il y a aussi des difficultés car « certains usagers viennent aussi sans pièce d’identité parce qu’ils se disent que sans carte aussi, on peut retirer les documents. Ce sont les élèves qui nous posent ces problèmes en général », renseigne-t-il. Dans sa tenue locale couvrant le haut du corps et flanqué d’un jeans bleu en dessous, Siméon en est une victime et il s’en explique: « j’étais arrivé hier avec les pièces de mes parents et mon acte de naissance, mais ils m’ont dit de repasser parce qu’avec ces pièces-là, je devais me présenter avec mes parents. Mais si c’est moi seul, je dois venir avec ma carte scolaire. Ce que j’ai fait en revenant aujourd’hui ». Cela dit, comme Siméon élève en Terminale qui vient de Parakou et qui a profité des obsèques de sa mère à Cotonou pour venir à la DEC Secondaire, après des tentatives à Parakou, ou comme Ismael qui vient d’Abomey-Calavi où il est élève en classe de Terminale comme Siméon aussi à Parakou, ils sont nombreux, élèves et parents d’élèves qui viennent de loin pour faire la demande et retirer les attestations et diplômes à Porto-Novo.

Ismal lve en classe de Terminale

Ismaël, élève en classe de Terminale

Le clair-obscur du rôle des directions départementales …

« Il n’y a pas de DEC à Parakou. Le seul moyen, c’est de venir à Porto-Novo pour retirer son diplôme. A la DDESTFP de Parakou, il y a trop de monde et ce n’est pas bien organisé. Vu aussi que je suis venu aux funérailles de ma maman depuis deux semaines, j’en ai profité aussi. Avant de prendre l’attestation là-bas, on fait d’abord la demande à 1200francs CFA. On revient le lendemain pour prendre le reçu avec lequel on retire l’attestation. Cela dure une semaine », fait savoir Siméon, jeune homme corpulent dont les bras et le visage laissent transparaître la peau noire. Au passage, le reporter s’est informé auprès d’une collaboratrice dont la sœur, résidante à Savalou, a affirmé que cela pouvait faire un mois, voire deux mois avant d’avoir les documents. Présentant ces deux cas au chef service du SDADC afin de recueillir son avis, le visage surpris, ce dernier martèle que « ceux qui ont dit que cela dure un mois, voire deux mois dans les départements, n’ont pas dit la vérité. Le traitement des bordereaux en provenance des départements est traité en urgence, tous travaux cessants ». Même si, précise-t-il, « je ne suis pas dans le secret des procédures dans les directions départementales », il admet que : « les dossiers atteignent 50 ou 100 quand ils nous parviennent ici ». Il souligne cependant ne pas pouvoir renseigner sur la fréquence à laquelle les usagers font les demandes dans ces directions. Selon lui, « c’est parce que les gens sont pressés qu’ils viennent ici pour avoir leurs documents en 24heures qu’ils vous opposent cela en disant que là-bas, cela peut durer deux mois ». En tout état de cause, c’est avec un léger sourire qu’il ajoute que ses équipes mouillent le maillot pour servir les usagers tout comme le Directeur des Examens et Concours qui « passe toute la nuit à signer ces documents et en deux ou trois jours, c’est déjà prêt pour retourner ». Pour donner des chiffres sur le travail qui se fait, le chef service affirme que c’est trois cents (300) à quatre cents (400)personnes qui sont servies chaque jour. Comment alors moderniser le processus?

Parfois debout de nombreux usagers du SDADC en attente des diffrents actes demands

Parfois debout, de nombreux usagers du SDADC en attente des différents actes demandés

Les innovations en gestation …

Au total, il faut en moyenne une heure et demie, voire deux heures de temps avant que tout usager n’entre en possession de l’attestation ou du diplôme qu’il a demandé lorsqu’il se présente au SDADC. De façon unanime, la brève vox populi réalisée auprès des usagers révèle qu’ils sont tous en faveur d’une meilleure organisation pour que ce temps soit réduit. De l’autre côté, dans la salle qui sert d’accueil aux usagers qui viennent retirer les attestations et documents c’est presque le chaos. Des usagers assis devant les tables, d’autres encore debout se demandant qui les a appelés, des fonctionnaires écarquillant les yeux pour retrouver les noms dans les décisions d’admission afin de ne pas se tromper, d’autres en train de rechercher des documents dans les étagères, le tout dans une atmosphère de bibliothèque universitaire bondée d’étudiants. Aujourd’hui, ils sont seulement six fonctionnaires à servir alors que la fois dernière le reporter en avait dénombré huit. Interrogé sur la question de l’effectif, le chef service affirme que certains de ses collègues participent aux travaux de secrétariat d’un concours qui s’est déroulé récemment. Pourquoi ne pas appeler à l’aide dans les autres services ? A cette question, le chef service répond que « l’expérience nous a montré qu’en temps d’affluence, lorsque nous faisons appel aux collègues des autres services, les choses deviennent plus lentes ». Quant à intégrer le numérique dans la modernisation du processus, René Gboessi n’y voit pas le salut, car utiliser une signature automatique du DEC risque de laisser la porte ouverte à la fraude. Pour lui, le salut pourrait venir de la méthode de l’Office du Baccalauréat. « Pour qu’il n’y ait plus d’affluence, nous avons discuté de la possibilité d’aller vers les usagers dans les départements avec les attestations signées. Pour leur éviter la perte de temps et les risques liés à leur déplacement », annonce le chef service en attendant que cela ne soit acté pour les années à venir.

Télécharger la note de service sur les conditions à remplir et pièces à fournir pour le retrait des attestations et diplômes

Adjéi KPONON

 

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